콘텐츠 관리 시스템(CMS) 장단점과 우리 기업 특화 CMS 구축 방법

기업과 브랜드 활동에서 콘텐츠 마케팅의 중요성은 날이 갈수록 커지고 있습니다. 과거와 달리 소비자의 구매 패턴이 콘텐츠를 통해 관계를 형성한 이후 브랜드 가치에 따라 결정하는 것으로 변화했기 때문이죠. 이제 소비자는 콘텐츠를 통해 브랜드를 인지하고 신뢰를 형성하며, 브랜드 활동에 적극 참여하면서 구매를 결정합니다. 대부분의 기업은 블로그, 뉴스레터, 소셜 미디어 채널 등을 통해 글과 이미지, 영상으로 된 콘텐츠를 제공합니다. 

이제 기업은 최신 콘텐츠를 얼마나 자주 업로드하고 효율적으로 관리하는지에 활동을 더욱 집중해야 하는데요. 이때 필요한 것이 콘텐츠 관리 시스템(CMS)입니다. 이번 콘텐츠에서는 CMS란 무엇인지, CMS 예시와 구축 방법 등을 자세히 다뤄 보겠습니다.

1. 콘텐츠 관리 시스템(CMS) 정의와 구성 요소

1) CMS란

출처: ICREON

흔히 CMS라고도 부르는 콘텐츠 관리 시스템(Content Management System)은 말 그대로 회사의 디지털 콘텐츠 관리를 지원하는 도구입니다. '콘텐츠'라고 하면 블로그 콘텐츠만 떠올릴 수 있지만, CMS는 블로그를 포함해 홈페이지, 전자상거래 웹사이트, 커뮤니티 등 기업의 텍스트, 이미지, 동영상, 문서 등을 통합적으로 관리할 수 있는 솔루션입니다.

CMS의 특징은 하나의 콘텐츠 업로드부터 편집, 공개까지 여러 사람들이 공동 참여할 수 있다는 것인데요. CMS 솔루션을 사용하면 웹과 앱에 올라가는 콘텐츠를 더욱 쉽고 효율적으로 운영하고, 전문 개발자의 지원 없이도 최신 정보로 빠르게 업데이트할 수 있습니다. 무엇보다 웹 개발 능력이나 전문 지식이 없어도 손쉽게 관리할 수 있다는 것이 가장 큰 특징이죠. 

최근 콘텐츠의 중요성이 부각되면서 기업이 아닌 일반인도 개인 PR 등의 목적으로 CMS를 활발하게 사용하고 있는데요. 블로그 플랫폼인 워드프레스(WordPress), 홈페이지를 제작할 수 있는 윅스(WIX), 각종 로고와 광고 소재 등 디자인 작업을 할 수 있는 캔바(Canva) 등이 대표적인 CMS 예시입니다. 각 예시는 아래에서 좀 더 자세히 소개해 드릴게요.

2) CMS 구성 요소

출처: ICREON

CMS는 일반적으로 콘텐츠를 생성하고 편집하는 CMA와 콘텐츠를 최종 사용자에게 전달하는 CDA, 그리고 사용자에게 노출되는 UI, 데이터를 저장하고 구성하는 데이터베이스로 이루어져 있습니다.

✔ 콘텐츠 관리 어플리케이션(CMA: Content Management Application)

CMA는 작성자와 관리자가 콘텐츠를 업로드하고 편집할 수 있는 관리자용 어플리케이션으로, 비전문가도 손쉽게 콘텐츠를 생성하고 편집할 수 있도록 사용자 친화적인 인터페이스를 제공합니다.

✔ 콘텐츠 전송 어플리케이션(CDA: Content Delivery Application)

CDA는 콘텐츠를 저장하고 최종 사용자에게 전달하는 백엔드 프로세스를 담당하며, 콘텐츠 작성자와 관리자에게는 노출되지 않습니다.

✔ 사용자 인터페이스(UI: User Interface)

블로그와 웹페이지 등 콘텐츠가 노출되는 디스플레이 화면, 키보드, 마우스, 아이콘 등 최종 사용자와 상호 작용을 하도록 설계된 시각적 요소입니다. 우리가 블로그와 웹사이트 등에 접속했을 때 볼 수 있는 화면으로, 사용자가 콘텐츠를 편안하고 직관적으로 이용할 수 있도록 지원해야 합니다.

✔ 데이터베이스(DB: Database)

데이터베이스는 업로드한 콘텐츠를 여러 사람이 공유해 사용할 수 있도록 체계화한 데이터의 집합체입니다. 중복된 데이터를 삭제하고, 구조화하며, 더욱 효율적으로 처리할 수 있도록 관리합니다.

2. 콘텐츠 관리 시스템(CMS) 장단점

1) CMS 구축해야 하는 이유

출처: freepik

콘텐츠 관리 시스템(CMS)은 편의성, 효율성, 확장성, 경제성 등 여러 가지 장점이 있습니다.

✔ 누구나 손쉽게 콘텐츠 운영할 수 있는 편의성

CMS는 글, 이미지, 영상 등 콘텐츠를 누구나 손쉽게 업로드하고 편집할 수 있는 인터페이스를 제공합니다. html이나 CSS 같은 복잡한 코드를 작성하지 않아도 전용 에디터에 글과 이미지 등을 입력하고 사전에 정의된 템플릿과 스타일, 플러그인 등을 활용해 원하는 대로 편집할 수 있죠. 

블로그나 소셜 미디어 채널에서는 ‘작성’ 버튼만 클릭하면 글을 업로드할 수 있고, 웹사이트 제작 사이트의 관리자 페이지에서는 드래그앤드롭(drag and drop) 기능을 이용해 원하는 위치에 원하는 이미지나 배너, 텍스트 등을 배치해 나만의 웹사이트를 쉽고 빠르게 제작할 수 있습니다.

✔ 조직 내 팀원과 협업 가능한 효율성

CMS는 조직 내 여러 관계자가 접속 권한을 가지고 콘텐츠를 생성하고 관리할 수 있는데요. 필요에 따라 팀원의 콘텐츠 접근 권한을 지정할 수 있고, 하나의 콘텐츠에 여러 팀원이 접근해 편집 또는 댓글 추가, 피드백 등의 작업을 할 수 있습니다. 이런 기능을 적극 활용하면 작업 파일을 일일이 주고받을 필요 없이 가장 최신 버전의 작업을 실시간 업데이트할 수 있는 것이죠.

✔ 필요한 기능을 비교적 쉽게 추가 가능한 확장성

대부분 CMS는 플러그인을 통해 필요한 기능을 쉽게 추가할 수 있어 개발자의 지원 없이 원하는 기능을 구현할 수 있습니다. 블로그라면 검색 엔진 최적화(SEO: Search Engine Optimization)를 개선하고 트래픽을 증가시킬 수 있고, 다국어 지원으로 여러 언어로 콘텐츠를 제공할 수 있습니다. 또한 블로그 콘텐츠에서 소개한 제품을 공식몰의 구매 페이지와 연결할 수도 있으며, 전자상거래 사이트라면 회원 관리와 예약, 결제 기능 등을 버튼 하나로 추가할 수도 있습니다.

✔ 구축 및 관리 비용이 합리적인 경제성

CMS 플랫폼은 사전에 제작된 템플릿 기반으로 제공하기 때문에 빠르게 구축할 수 있고, 트렌드에 맞춰 기능을 꾸준히 업데이트하기 때문에 관리도 편리합니다. 비용은 필요한 기능의 종류, 규모, 제공하는 플랫폼의 종류 등에 따라 크게 달라질 수 있는데요. 초기에 별도 구축 비용이나 서버 관리 비용 등을 큰 단위로 지출하지 않아도 되므로 예산 확보가 어려운 중소기업이 활용하기에 경제적입니다.

2) 보급형 CMS 솔루션의 아쉬운 점

출처: freepik

CMS는 개발자 없이도 손쉽게 콘텐츠를 생성하고 관리할 수 있어 편리하지만, 관리해야 하는 콘텐츠의 규모가 커지거나 사업 확장으로 콘텐츠 종류가 다양해졌을 때 아쉬운 점이 생길 수 있습니다. 

✔ 사전에 제작된 템플릿만 활용 가능

일반적으로 각 CMS 플랫폼이 제공하는 템플릿과 플러그인을 활용하기 때문에 필요한 기능을 해당 플랫폼에서 제공하지 않을 수 있습니다. 사업을 확장하거나 트래픽이 증가하면 내부적으로 콘텐츠 관리가 어려워질 수도 있습니다. 일부 CMS 플랫폼에서는 원하는 기능을 추가로 개발 요청할 수 있습니다. 

✔ 데이터 호환 및 이전의 어려움

기존에 사용하던 CMS에서 다른 플랫폼으로 이전할 때, 콘텐츠를 옮겨야 하는데요. 이때 데이터가 새로운 플랫폼과 호환되지 않아 깨질 수도 있고, 사용자가 API 등으로 데이터베이스를 추출하거나 데이터 마이그레이션(migration) 하는 것에 제약이 있을 수 있습니다.

향후 데이터 이전 계획이 있다면 CMS에서 데이터 이전 관련해 접근권을 제공하는지 확인해 보세요. CMS 플랫폼 입장에서는 데이터 추출/이관을 어렵게 할수록 이용자가 오랫동안 락인(lock-in)되므로, 콘텐츠 DB에의 직접 접근을 제한하고 있습니다. 따라서 콘텐츠를 사내에 별도 보관할 방법을 미리 고민해두는 편이 장기적으로 바람직합니다.

✔ 보안 취약성 및 충돌 이슈

일반적으로 제공하는 CMS는 표준화된 코드를 이용하므로 보안에 취약할 수 있으며, 과도한 트래픽이 발생하거나 호환되지 않는 플러그인 설치로 인해 오류가 발생할 수 있습니다.

보안 문제를 방지하려면 이용자는 CMS 플랫폼이 제공하는 최신 상태로 업데이트하고, 강력한 비밀번호를 사용하고, 데이터를 주기적으로 백업해야 합니다. 또한 호환되지 않거나 과도한 트래픽이 발생할 수 있는 플러그인이나 테마를 사용하지 않는 것을 권장합니다.

3. 대표적인 CMS 예시

1) 워드프레스(WordPress)

출처: 위키피디아

워드프레스는 2024년 기준 전 세계에서 가장 큰 시장 점유율을 차지하고 있는 오픈소스 CMS로, 전 세계 웹사이트의 43%가 워드프레스로 구축되었다고 합니다. 워드프레스를 활용하면 블로그는 물론 웹사이트, 전자상거래 사이트, 포트폴리오 등 다양한 콘텐츠 채널을 구축할 수 있으며, 누구나 쉽고 빠르게 원하는 기능을 구현하고 콘텐츠를 관리할 수 있습니다.

2) 윅스(Wix)

출처: 윅스

윅스 역시 코딩 지식 없이 누구나 쉽게 웹페이지를 제작할 수 있는 대표적인 CMS 예시입니다. 윅스는 기본으로 제공하는 다양한 템플릿을 기반으로 드래그 앤 드롭(drag and drop) 기능을 활용해 사용자가 원하는 디자인과 기능을 갖춘 웹페이지를 쉽고 빠르게 구축할 수 있습니다.

3) 네이버 스마트스토어(Smart Store)

출처: 네이버

우리가 자주 사용하는 네이버 스마트스토어 역시 전자상거래 판매자를 위한 CMS입니다. 네이버 스마트스토어의 관리자는 간단한 절차를 거치면 나만의 스토어를 개설한 뒤, 제품 업로드부터 검색 최적화, 재고 관리, 정산, CRM 등의 업무를 진행할 수 있습니다.

4. 우리 기업에 최적화된 CMS 구축하는 법

CMS 솔루션을 선택할 때는 아래 사항을 고려해야 합니다. 

✔ 비전문가가 사용하기에 쉽고 편리한가?

✔ 향후 필요한 기능을 쉽게 추가하고 확장할 수 있는가?

✔ 보안과 데이터 이전에 대비할 수 있는가?

✔ 문제가 발생했을 때 전문가의 기술 지원을 받을 수 있는가?

✔ 비용이 우리 기업의 규모와 사용에 합리적인가?

하지만 앞서 소개한 것처럼 CMS 플랫폼이 기본으로 제공하는 템플릿이 우리 기업의 필요와 정확히 일치하지 않을 때가 있습니다. 그렇다면 우리 기업의 필요에 맞는 맞춤형 CMS를 구축하는 것도 좋은 방법입니다.

다빈치는 커머스, 모바일 서비스 등 다양한 산업의 고객들을 대상으로 자체 CMS 구축 프로젝트를 진행했는데요. 윅스, 카페24 등 기성 CMS 플랫폼 사용 기업이 자체 CMS를 구축해 유연하고 확장 가능한 방식으로 콘텐츠를 관리할 수 있도록 도왔습니다. 

베인앤드컴퍼니, 우아한형제들(배달의민족), 삼성 출신 각 분야 전문가로 구성된 다빈치는 고객사의 현황과 목표, 비즈니스 모델 이해를 바탕으로 제품을 기획하고 개발합니다.

우리 기업에 딱 맞는 콘텐츠 관리 시스템(CMS) 구축이 필요하다면, 다빈치와 고민을 나누세요. 우리 기업이 필요한 기능 중심으로 구성된 CMS를 더욱 편리하고 보안 걱정 없이 사용하고, 언제나 기술적 지원을 제공받을 수 있습니다.