회의록부터 리뷰 분석까지 챗GPT로 업무 자동화하기 팁
최근 챗GPT를 포함해 다양한 생성형 AI의 기술이 빠른 속도로 발전하면서 일반인들도 챗GPT를 다각도로 활용할 수 있게 되었는데요. 특히 챗GPT를 활용하면 단순 반복적인 업무를 자동화할 수 있어 업무 생산성 향상에도 도움이 될 수 있어요.
챗GPT가 화제라는 건 알지만 실제로 업무에 어떻게 활용할 수 있는지 몰랐던 직장인을 위해 준비했습니다. 업무 자동화가 필요한 사무직 종류와 챗GPT를 활용한 업무 자동화의 장점을 알아보고, 챗GPT로 업무 자동화하는 방법을 소개해 드릴게요!
다빈치는 AI 관련된 여러 가지 콘텐츠를 발행했는데요. 챗GPT로 대표되는 생성형 AI의 장단점과 챗GPT 외에 다양한 생성형 AI 서비스 종류가 궁금하다면 아래 게시물을 확인해 보세요.
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1. 업무 자동화가 필요한 이유
출처: freepik
챗GPT가 화제되기 훨씬 전부터 제조업 공장이나 산업 현장에는 디지털 전환을 중심으로 업무 자동화가 상당히 진전되었는데요. 산업 현장에서의 업무 자동화는 비용 절감, 시간 단축, 생산량 증가 등 효율성 개선에 큰 도움이 됐습니다. 그러다 챗GPT와 같은 생성형 AI가 대중화되면서 반복적인 업무가 많은 일반 사무직도 업무 자동화에 관심을 가지기 시작했습니다. 특히 어떤 직무에서 업무 자동화가 필요한지 알아볼까요?
1) 업무 자동화가 필요한 직무
일반 사무직 업무의 상당 부분은 데이터 입력과 분석, 보고서 작성, 모니터링, 메일 및 전화 응대, 일정 관리처럼 반복적인 작업이 많습니다. 단순반복 작업은 기업 입장에서는 생산성이 떨어지고, 직원 역시 업무 능력 향상의 기회가 제한되는 것이 단점인데요. 그렇다면 어떤 직무가 업무 자동화를 적용하면 생산성 향상 효과를 기대할 수 있을까요?
✔ 정해진 양식에 따라 엑셀 스프레드 시트 등에 데이터를 입력하고 관리하는 IT 담당자
✔ 매년 반복되는 회계 일정에 따라 계산서 발행, 세금 납부, 증빙 서류 제출, 입출금 업무를 담당하는 회계세무 담당자
✔ 일정한 기준에 따라 수십에서 수백 명의 구직자 이력서 등을 심사하는 인사 담당자
✔ 영업점 위치 및 영업 시간, 배송 확인 등 매일 반복적인 고객의 문의에 응대하는 고객 지원팀 담당자
✔ 비슷한 내용의 콜드메일을 매일 여러 업체에 발송해야 하는 영업 담당자
이미 상당수의 기업에서는 로보틱 프로세스 자동화(RPA)라는 기술을 도입해 데이터 관리와 회계 처리 등에 업무 자동화를 실현하고 있는데요. RPA 개념과 사례가 궁금하다면 아래 게시물에서 자세히 확인해 보세요!
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2) 업무 자동화의 장점
업무를 자동화하면 생산성 개선은 물론 비용 절감과 직원의 업무 만족도 향상 등 다양한 장점을 누릴 수 있습니다.
✔ 시간 단축: 단순 데이터 입력은 오랜 시간이 걸리지만, 해당 업무를 자동화하면 사람이 일일이 데이터를 입력할 때보다 더욱 빠르게 업무를 처리할 수 있습니다.
✔ 비용 절감: 단순 반복 업무는 중요도는 비교적 떨어지지만 오랜 시간이 소모되는 경우가 많은데, 이를 자동화함으로써 단순반복에 투입되는 인력 비용을 크게 줄일 수 있습니다.
✔ 정확도 증가: 데이터 입력이나 모니터링과 같은 업무를 자동화하면 사람이 일일이 수기로 작성하거나 입력했을 때보다 실수나 오류를 방지하고 정확성을 올릴 수 있습니다.
✔ 직원의 업무 만족도 향상: 단순 반복적인 업무를 자동화하면 직원은 좀 더 부가가치가 높은 일에 집중할 수 있기 때문에 생산성은 물론 업무 만족도 향상에 도움이 될 수 있습니다.
2. 챗GPT로 업무 자동화하는 방법
앞서 잠깐 언급한 로보틱 프로세스 자동화(RPA)는 회사 차원에서 시스템을 도입해야 활용할 수 있는데요. 개인이 업무를 자동화하는 방법은 없을까요? 이번에는 챗GPT를 활용해 개인이 업무 자동화하는 방법을 알아보겠습니다.
1) 회의록 작성
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어떤 직군이더라도 회의록 작성은 가장 기본적인 업무인데요. 매번 회의가 끝날 때마다 회의록을 작성하고 공유하는 것은 시간도 많이 소모되고, 더 급하고 중요한 일을 처리하다 보면 귀찮은 짐처럼 느껴질 때가 있습니다. 하지만 이제 음성을 텍스트로 변환해 주는 STT(Speech to Text) 프로그램과 챗GPT를 활용해 쉽고 빠르게 회의록을 정리할 수 있습니다.
1️⃣ 회의 전체를 녹음
2️⃣ 클로바노트와 같은 STT를 활용해 음성을 텍스트로 변환 및 요약
3️⃣ 텍스트로 변환한 회의 내용을 챗GPT에 업로드하고, 회의록으로 생성해달라고 요청
이때 단순히 ‘회의록으로 작성해 줘’라는 프롬프트보다 ‘회의 개요, 안건별 회의 내용, 향후 계획 기준으로 작성해 줘’라고 구체적인 프롬프트를 입력해야 원하는 수준의 회의록을 얻을 수 있습니다.
2) 광고 및 마케팅 문구 작성
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마케팅 담당자라면 챗GPT를 활용해 광고 카피나 마케팅 문구를 손쉽게 작성할 수 있는데요. 특히 챗GPT는 언어 기반 생성형 AI이므로 단어를 가장 효율적으로 조합하고 배치하는 데 능숙할 수밖에 없습니다.
챗GPT는 사람보다 빠르게 여러 가지 버전의 문구를 만들어낼 수 있는데요. 챗GPT로 광고 문구나 마케팅 문구를 작성할 때는 여러 가지 조건에 따라 구체화하고, 가장 기대하는 결과에 가까운 예시를 함께 제공해야 더욱 효율적으로 활용할 수 있어요.
1️⃣ 챗GPT에게 마케터 또는 카피라이터라는 역할 부여
2️⃣ 제품명, 제품 특징, 주요 타깃, 반드시 포함해야 하는 내용 등을 입력
3️⃣ 결과에 따라 글자수, 채널 특징, 톤앤매너, 예시 등을 제공해 구체화
최근 마케팅 업계에서는 AI로 광고 콘티를 짜거나 광고 음악을 만들고 화려한 영상을 구현하는 등 생성형 AI를 적극적으로 활용하고 있는데요. 마케터라면 생성형 AI를 얼마나 잘 활용하는지가 중요한 업무 능력으로 평가받을 날이 금세 올 것으로 보여요.
3) 고객 리뷰 분석
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종종 서비스를 제공한 뒤 고객 설문을 진행하기도 하고, 쇼핑몰이라면 다양한 경로로 고객의 후기를 수집하게 되는데요. 객관식이 아닌 주관식 답변은 일일이 읽고 분석하기에 시간도 오래 걸리고 번거로울 수 있습니다.
1️⃣ 고객 설문이나 리뷰의 텍스트를 하나의 파일에 붙여넣기
2️⃣ 챗GPT에 파일 내용을 업로드하고 ‘가장 많이 나온 질문 10가지’나 ‘별 3개 이하 리뷰만 모아 보기’와 같은 프롬프트 입력해 분석
3️⃣ 필요에 따라 고객 리뷰를 바탕으로 개선안 작성이나 질문에 대한 답변 작성 요청
특히 챗GPT는 긍정 리뷰와 부정 리뷰로 분류할 수도 있고, 이미지 속 텍스트를 읽고 분석할 수도 있으며, 리뷰 정보를 CSV 파일 형태로 정리해 파일로 제공하기도 하기 때문에 더욱 다방면으로 활용할 수 있습니다.
오늘은 일반 사무직 직원이 챗GPT를 활용해서 업무 자동화하는 방법을 알아봤는데요. 아직은 챗GPT로 만드는 결과물에 100% 만족할 수는 없겠지만, 앞으로 챗GPT와 같은 생성형 AI를 활용하는 능력이 중요한 업무 능력 중에 하나로 평가받을 날이 다가올 것으로 예상됩니다. 아직 챗GPT를 활용해 보지 않았다면 쉽고 가벼운 질문부터 던지면서 익숙해지도록 노력해 보세요.