원격 근무를 위한 필수 도구와 기술

사무실 근무의 시대가 저물었습니다. 팬데믹을 지나 우리에게 원격 근무가 일상적인 근무 형태가 되었는데요. 해외나 국내 주요 도시에서 근무하는 워케이션이나 유연근무제, 재택근무가 국내 유수 기업들의 기업 복지로 자리 잡았습니다.

미국 여론조사 업체에서 직장인 5,889명을 대상으로 조사한 결과, 재택근무자의 78%가 ‘팬데믹이 끝난 후에도 재택근무를 하고 싶다’고 응답했는데요. 뿐만 아니라 미국 정치전문매체 더 힐에 따르면 원격 근무가 생산성 측면에서 사무실 근무보다 13% 증가, 분당 생산성 또한 4% 증가한다고 밝혀졌습니다.

생산성 관점에서도 훌륭한 원격 근무가 제대로 작동하려면 무엇이 필요할까요? 기업에서는 원격 근무를 도입하기 위해 원격 근무 가이드를 마련하고, 다양한 협업툴을 도입하고 있는데요. 원격 근무의 개념과 원격 근무에 필요한 소프트웨어와 하드웨어 기반에 대해 알아보겠습니다.

1. 원격 근무의 정의와 종류

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1) 원격 근무란?

원격 근무(remote work)는 직원이 정보통신기기를 이용해 사업장이 아닌 곳에서 근무하는 것을 말합니다. 원격근무제를 실시하는 회사의 직원들은 근로 시간을 근무지의 제약 없이 효율적으로 사용할 수 있습니다.

인터넷 연결 상태만 좋다면 집이나 카페, 도서관, 어느 곳에서든 풀타임으로 근무할 수 있습니다. 이에 반해 재택근무(work from home)는 집에서 일하는 것을 뜻합니다. 원격근무의 개념이 재택근무보다 더 넓다고 볼 수 있습니다.

2) 원격 근무의 종류

앞서 원격 근무와 재택근무의 차이를 간단히 살펴보았는데요. 원격 근무의 대표적인 종류에 대해서 보다 자세히 알아보도록 하겠습니다.

✔재택근무란?

재택근무란 ‘자택’에 업무에 필요한 시설과 장비를 구축해 근무하는 유연 근로제의 한 종류입니다. 다시 원격근무와 차이점을 정리하자면, 원격근무란 주거지, 출장지 등과 가까운 원격근무용 사무실에 출근해서 일하거나, 사무실이 아닌 장소에서 근무하는 제도를 말합니다. 집으로 근무 장소가 정해진 재택근무보다는 더 넓은 개념입니다.

재택근무는 출근 빈도에 따라 상시형 재택근무와, 수시형 재택근무가 나뉘어져 있는데요. 매일 집으로 출근한다면 상시형 재택근무에 해당하고, 주 N일은 회사로 출근하고 나머지 N일은 재택근무가 허용된다면 수시형 재택근무입니다.

반면, 원격 근무의 경우 사무실에 출근하지 않아도 되고, 회사 외부에서 일하는 것이 기본적인 근무 형태입니다.

✔하이브리드 근무(Hybrid-remote)란?

Hybrid는 잡종, 혼종이라는 뜻을 지녔는데요. 하이브리드 근무는 ‘원격근무’와 ‘사무실 출근’을 혼합한 근무 형태를 말합니다. 팬데믹 기간 동안 원격근무를 진행했던 다수의 IT업계들이 하이브리드 근무 형태로 전환하고 있습니다.

직원들이 사용할 수 있는 물리적인 사무 공간이 있는 상태에서 주 N일은 재택근무, N일은 사무실 출근을 진행하는 형태인데요. 각자의 업무 장소 선호도에 따라 회사와 집을 골라 선택적으로 출근할 수 있다는 장점이 있습니다.

2. 원격 근무 시, 협업이 잘되기 위한 조건

1) 소프트웨어 : 커뮤니케이션에 대한 이해

지난 몇 년간 원격 및 하이브리드 근무가 늘어나면서 업무 환경이 크게 변했습니다. 채용 면접부터 신입 사원 온보딩 프로세스까지 원격으로 진행되는 경우가 늘었는데요. 앞으로도 이런 흐름은 지속될 것으로 보입니다.

다만, 새로운 변화의 흐름에서 모두가 같은 속도로 적응할 수 있는 것은 아닌데요. 회사에서 원격 근무를 도입하기 위해서는 먼저, 비대면 체계 속에서도 소속감을 느낄 수 있는 커뮤니케이션에 신경 쓰는 것이 중요합니다.

✔비대면/비동시적 커뮤니케이션 이해하기

먼저 원격근무를 진행한다면, ‘비대면/비동시적 커뮤니케이션’에 익숙해져야 합니다. 원격근무를 시행한다면, 메일, 화상 미팅, 메신저 등과 같은 비대면 커뮤니케이션을 주된 수단으로 활용해야 하거든요.

특히, ‘만나서 이야기하자’라고 말하며 오프라인 미팅을 선호하는 사람들이 많은데요. 비대면으로도 주요 이슈를 빠르고, 정확하게 논의하는 습관을 기르는 것이 중요합니다.

화상 미팅을 진행하는 데 있어서도 사전 자료 공유, 화면 및 음질 확인, 주요 이슈를 중심으로 빠르게 진행하는 등의 기본 매너를 익혀야 합니다.

뿐만 아니라 비대면 커뮤니케이션을 주로 한다는 것은 ‘비동시적’인 커뮤니케이션을 한다는 것과 같은 의미임을 알아야 합니다. 대면 커뮤니케이션은 바로 묻고 답하며 즉시 소통이 되지만 비대면 커뮤니케이션을 상대방이 답을 해주기 기다려야 하는데요. 따라서 소요 시간, 용건, 요청 사항을 명료하게 담은 커뮤니케이션 소통이 중요합니다.

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✔우리 회사만의 커뮤니케이션 방식 정하기

원격 근무에 있어서 가장 중요한 것은 커뮤니케이션입니다. 신입 사원이 새로운 근무 형태에 적응하기 위해서도 우리 회사만의 커뮤니케이션 방식을 정하는 것이 중요해요.

조직원들끼리 함께 더 잘하기 위한 규칙을 정해보는 건 어떨까요? 아래 다른 회사들의 커뮤니케이션 가이드를 사례로 알려드립니다.

꼭 참석해야 하는 담당자만 회의에 참여하기
회의 주최자가 회의록 담당자(서기) 지정하기
회의가 끝나면 회의록 공유하기
유관 부서가 많을 경우 주최자는 카메라를 켜기
회의 시간보다 최소 5분 일찍 회의 마치기
공유할 내용이 많을 경우 미리 이메일로 보내 두기

출처 : 우아한형제들 재택근무 가이드

업무 시간과 비업무 시간을 가능한 엄격하게 구분함으로써 개인의 일과 삶의 균형을 유지하도록 합니다. 
업무를 수행하는 동안 동료와의 연결이 끊기지 않아야 합니다.
본인의 업무 시간에는 가능한 빠르게 응답합니다.
업무에 집중하기 어렵거나 회의 등으로 빠르게 응답하기 어렵다면 동료에게 바로 알립니다.중요한 이슈는 커뮤니케이션을 반복하고 반복하고 반복하면서 메시지를 강조합니다. 
시급한 이슈는 동료에게 방해가 될지 고민하지 말고 빠르게 공유합니다. 

출처 : 슬로워크 리모트워크 가이드 중 일부

2) 하드웨어 : 협업툴에 대한 이해

앞서 원격 근무 시, 커뮤니케이션의 중요성을 알려드렸는데요. 이번에는 보다 효율적인 업무 능력 향상을 위해 반드시 필요한 협업툴이 무엇인지, 왜 필요한지 알려드릴게요.

먼저, 협업툴(Collaborative Software)은 조직 내에서 팀원들이 함께 프로젝트를 관리하고 소통하는 데 사용되는 클라우드 기반의 소프트웨어형 솔루션을 말해요. 실시간 소통, 문서 공유, 프로젝트 일정 관리 등 협업툴의 다양한 기능을 활용해 원격 근무 환경에서도 팀원들 간의 원활한 협업을 할 수 있어요.

✔협업툴이 필요한 이유 3가지

1️⃣ 정보 공유가 쉬워집니다.

협업툴을 사용하면 프로젝트 관련 모든 문서와 정보를 한 곳에 저장하여 관리할 수 있습니다. 그리고 팀원 누구나 필요한 정보에 쉽게 접근하고 편집할 수 있어 작업의 일관성과 정확성을 유지하는 데 도움을 줍니다. 공유된 문서를 기반으로 공동 작업이 쉬워지기 때문에 최종 결과물을 빠르게 만들 수 있습니다.

2️⃣ 프로젝트 관리가 쉬워집니다.

협업툴을 사용하면 시각화된 대시보드를 통해 일정 관리, 업무 할당, 진행 상황 등 프로젝트 관리에 필요한 모든 기능을 한눈에 볼 수 있습니다. 실시간으로 업무 이슈에 대응할 수 있고, 프로젝트의 진행 상황을 파악할 수 있기 때문에 리소스를 효율적으로 사용할 수 있습니다. 또한 프로젝트의 과거 이력을 찾아보기도 편리하고, 동료가 어떤 업무를 하고 있는지 바로 파악할 수 있습니다.

3️⃣ 커뮤니케이션이 쉬워집니다.

협업툴은 정보 탐색이 용이합니다. 빠르게 탐색한 정보를 바탕으로 빠른 의사결정이 가능합니다. 대화 기록 보관이 쉽고, 업무에 따라 채널을 분류할 수 있기 때문에, 효율적으로 업무를 처리할 수 있습니다.

3. 원격 근무를 위한 대표 협업툴 소개

1) 슬랙(Slack)

출처 : 슬랙 공식 홈페이지

전 세계적으로 사용자가 많은 실시간 커뮤니케이션 협업툴 슬랙이 대표적입니다. 현재 포춘 100대 기업 중 절반 이상의 기업이 슬랙을 쓰고 있으며, 국내에선 롯데ON, 우아한형제들 등을 주요 고객사입니다.

장점

• 직관적인 UI로 빨리 적응할 수 있어요. 꾸준히 사용성이 개선되고 있어요.

• 실시간 음성, 화상 채팅이 가능해요.

• 채널과 카테고리를 활용해 업무를 분류하고 관리할 수 있어요.

• 구글 드라이브, 구글 캘린더, 줌, 노션 등 다양한 앱과 연동해 효율성을 높일 수 있어요.

• 모바일에서도 사용하기 편리해요.

• 모바일 알림 설정 기능을 지원하여 원하는 키워드의 업무 내용을 빨리 파악할 수 있어요.

단점

• 파일 다운로드가 안된다거나 접속이 느려지는 버그가 종종 발생해요

• 실시간으로 업무에 관한 이야기와 관련 문서를 주기 때문에 문서보안이 중요한 조직이라면 맞지 않아요.

2) 노션(Notion)

출처 : 노션 공식 홈페이지

노션은 다양한 기능을 제공하는 올인원 워크스페이스로 작업 생산성을 높이는 협업툴입니다. 특히 우리나라 스타트업 업계에서 사랑받는 협업 툴인데요. 깔끔하고 직관적은 UI로 개인도 많이 사용하는 편입니다. 노션 포트폴리오나 이력서, 행사 모집까지 노션을 활용한 경우가 많은데요. 블록 단위로 데이터를 작업하기 때문에 개별적으로 데이터를 관리할 수 있어요.

장점

• 칸반 보드, 캘린더, 달력, 알림 등 다양한 기능을 제공해요

• 기존의 템플릿을 적용해서 쉽게 사용할 수 있어요

• 페이지 공유 설정을 통해 동시 협업이 가능해요

• 여러 클라우드 기반 소프트웨어를 노션 내에서 사용할 수 있어요

단점

• 사용법이 복잡해서 익숙해지는 데 시간이 걸려요

• 애자일 프로젝트 관리로는 적합하지 않아요

• 실시한 소통을 위한 채팅 기능이 없기 때문에 별도 커뮤니테이션 툴을 사용해야 해요.

3)지라(Jira)

출처 : 지라 공식 홈페이지

Jira는 엔지니어가 작업을 추적하고 관리하는 데 사용하는 소프트웨어 개발 도구입니다. 애자일 및 워터폴 프로젝트 관리 모두에 사용하여 버그, 기능 및 기타 작업 항목을 추적할 수 있습니다. 또한 많은 서비스 관리 도구와 함께 애자일 프로젝트 관리 도구로 쓰이고 있습니다.

장점

• 실시간으로 작업 상황을 공유받을 수 있어요

• 각 작업에 소요된 시간을 자동으로 기록해줘요

• 스크럼과 칸반 보드를 통해 애자일 작업을 효율적으로 관리할 수 있어요.

단점

• 초보자가 이용하기에는 다소 복잡한 인터페이스를 지녔어요

• 파일당 최대 10MB까지 업로드 할 수 있어요

• 프로젝트 관리엔 유용하지만 커뮤니케이션 기능이 부족해 실시간 채팅이 불가능해요

원격근무 도입을 고민하고 계신가요? 원격근무를 통해 작업의 효율성을 향상시키고 기업 경쟁력을 확보할 수 있어요.

비용 절감과 생산성 향상이라는 두 마리 토끼를 잡고 싶다면 다빈치와 고민을 나누세요. 원격근무 환경 구축을 위한 일정 수립, 계획, 후속 지원 업무까지 A to Z의 모든 전략을 알려드립니다.

베인앤드컴퍼니, 우아한형제들(배달의민족), 삼성 출신 각 분야 전문가로 구성된 다빈치는 고객사의 현황과 목표, 비즈니스 모델 이해를 바탕으로 제품을 기획하고 개발합니다.