기업에서 AI 활용은 필수가 되어가고 있습니다. AI를 활용하면 그동안 단순 반복적이고 많은 시간과 비용을 들여야 했던 여러 가지 업무를 자동화할 수 있는데요.
AI를 활용한 문서 작업 자동화의 장점은 무엇이고, 실제로 어떻게 활용할 수 있는지 사례를 소개해 드릴게요.
1. AI 활용 문서 작업 자동화의 장점
출처: freepik
AI를 활용하면 단순 반복적인 문서 작업을 사람보다 더 빠르고 정확하게 처리할 수 있어 생산성 향상과 비용 절감 등의 장점을 누릴 수 있습니다. AI 활용 문서 작업 자동화의 장점을 자세히 알아볼까요?
✅ 높은 효율성과 생산성
생성형 AI는 단순 반복적인 업무를 사람보다 더 빠른 속도와 일관된 품질로 수행할 수 있습니다. 대량의 데이터를 더 빠르게 입력할 수 있고, 인적 오류를 줄일 수 있습니다.
비슷한 패턴으로 반복되는 데이터 입력, 계약서 작성, 보고서 작성 등의 문서 작업은 AI를 활용해 자동화하고, 직원들은 좀 더 창의적이고 심도 있는 업무에 집중할 수 있습니다.
✅ 시간과 비용 절감
생성형 AI를 활용해 문서 작업을 자동화하면 문서를 작성하고 데이터를 정리하는 시간을 단축할 수 있고, 인적 오류로 인한 재작업 비용이나 단순 업무만 담당하는 직원의 인건비를 절감할 수 있습니다.
송장 입력과 같이 단순 반복적인 데이터 입력 업무로 대부분의 시간을 사용했다면, 해당 업무는 AI로 자동화하고 직원은 좀 더 생산성 있는 업무에 집중할 수 있습니다.
✅ 신속한 문서 검색 및 효율적 분류
생성형 AI는 정확한 키워드가 아닌 자연어 검색만으로도 사용자가 의도한 정보를 빠르게 찾아주고, 광학 문자 인식(OCR) 기술을 활용해 스캔한 문서나 이미지, PDF 등의 문서를 텍스트로 빠르게 변환하고 원하는 정보를 찾아줍니다. 또한 문서 내용을 분석해 자동으로 분류할 수 있어 직원들이 직접 문서를 분류하고 정리하는 수고를 덜어줄 수 있습니다.
AI가 사내 문서를 효율적으로 관리하고 임직원이 원하는 자료를 빠르게 검색해 주는 장점을 활용해 사내용 AI 챗봇을 제작할 수 있는데요. 사내용 AI 챗봇에 대해 아래 게시물에서 자세히 확인해 보세요.
👉 사내 문서 검색부터 프로그램 개발 보조까지! 사내용 AI 챗봇 활용 사례
2. AI 문서 작업 자동화 종류 5
1️⃣ 이메일 분류 자동화
출처: SaneBox
SaneBox는 이메일을 손쉽게 정리하고 관리하는 지능형 필터링 시스템입니다. AI가 사용자의 이메일 습관과 행동을 학습해 이메일을 분류하고, 방해가 되는 이메일은 차단하며, 긴급하지 않은 이메일은 일일 요약을 제공합니다.
AI의 이메일 분류 덕에 사용자는 정말 중요하고 시급한 메일에만 집중하기 때문에 이메일에 쓰는 시간을 줄이고 업무 시간을 효율적으로 활용할 수 있습니다.
2️⃣ 데이터 입력 및 처리 자동화
출처: SINGLEX
SINGLEX의 지능형 경비 관리 솔루션 UAS(유에이에스)는 AI를 활용해 경비 지출 처리를 자동화하는 솔루션입니다. UAS는 과거의 전표 처리 내역을 학습해 자동으로 비용 계정을 추천해 주고, 입력된 데이터의 오류와 누락을 실시간 감지하고 수정해 줍니다.
회계 담당자는 직원에게 경비 처리 관련해 반복적으로 설명하지 않아도 되고, 직원들은 낯선 경비 처리 업무도 쉽고 간편하게 처리할 수 있습니다.
3️⃣ 문서 식별 및 처리 자동화
출처: 전자신문
지능형 문서 처리(IDP: Intelligent Document Processing)는 대량의 문서를 사람처럼 이해할 수 있는 기술로, 이미지로 된 문서를 텍스트로 변환하는 광학 문자 인식(OCR)보다 더 정확하게 문서를 식별하고 분류할 수 있는데요.
솔브레인은 IDP와 RPA를 활용해 직원 출장 관련 전자항공권 처리 및 1,400여 물질안전보건자료(MSDS) 관리 프로세스를 자동화하였습니다. 기존에는 2명의 담당자가 수작업으로 데이터를 입력하고 전표를 작성했으나 해당 과정을 자동화한 뒤 업무 정확도와 속도가 크게 향상됐다고 합니다.
4️⃣ 계약서 검토 자동화
출처: 머니투데이
비에이치에스엔(BHSN)의 AI 리걸 솔루션 앨리비는 AI 기반으로 계약, 자문, 송무 등 법무 업무 효율을 높여 줍니다.
앨리비의 서비스 중 계약관리솔루션(CLM)은 계약서 작성부터 검토, 결제, 보관, 조회 등 계약 업무의 전 과정을 한 시스템에서 간편하게 관리할 수 있도록 지원하며, 기업법무솔루션(ELM)은 사건 관리와 자문, 송무 등 기업의 주요 법무를 디지털 전환해 줍니다.
5️⃣ 문서 번역 및 현지화
출처: AI 타임스
콘텐츠 테크 기업 띵스플로우는 운영 중인 플랫폼에 맞게 특화한 번역 시스템을 도입하고 글로벌 진출을 본격화합니다. 띵스플로우는 생성형 AI 번역 기술을 이용해 기존 언어의 맥락을 최대한 유지하는 번역 결과물을 제공하며, 영어와 일본어를 중심으로 30여개국 주요 언어를 지원할 예정입니다.
오늘은 AI를 활용한 문서 작업의 자동화 장점을 알아보고, 실제 자동화 서비스 및 기업 사례를 소개해 드렸습니다.
AI 활용 자동화 시스템을 도입할 때는 우리 기업에서 자동화가 필요한 업무가 무엇인지 파악하고, 이를 효율적으로 전환할 수 있는 솔루션을 도입해야 합니다. AI 자동화 시스템을 도입할 때는 다양한 기업에 AI를 성공적으로 적용한 사례를 참고하는 것이 중요한데요.
다빈치는 RPA/자동화와 AI 도입을 포함해 전 분야 IT 제작과 컨설팅을 제공하는 개발 조직으로, 기업에 꼭 필요한 AI 솔루션 제안부터 도입, 관리까지 지속적인 서비스를 제공합니다.
AI를 활용한 문서 작업 자동화에 관심이 있다면, 다빈치의 무료 상담을 받아 보세요.
